Wie können wir helfen?

• Begriffe in Fettschrift sind Schaltflächen, Menüpunkte oder Felder. Sie heißen im Handbuch genau so wie in der App.
• Am Smartphone und Tablet tippen Sie, am PC klicken Sie. Im Handbuch steht der Einfachheit halber immer „klicken“.
• Jede Anleitung beginnt mit der Angabe, wer sie ausführen kann, zum Beispiel „Für: Administrator und Benutzer“.
• Nummerierte Schritte führen Sie der Reihe nach aus. Unter „Ergebnis“ steht, was Sie danach in der App sehen.

Der münzmanager ist die digitale Sparvereinssoftware für Ihren Verein. Damit erfassen Sie die Einzahlungen der Mitglieder, behalten die Finanzen im Blick und rechnen am Ende der Sparperiode die Auszahlung ab. Zinsen, KESt, Strafeuro und Beiträge berechnet der münzmanager automatisch. Nach jeder Aushebung geht die Einzahlungsliste automatisch per E-Mail an die Bank.

Der münzmanager läuft im Internetbrowser. Sie müssen nichts installieren und können ihn am PC, Tablet oder Smartphone verwenden, zum Beispiel mit Chrome, Edge, Safari oder Firefox. Die Adresse lautet app.muenzmanager.at.

Am Smartphone finden Sie Auszahlung, Aushebung und Mitglieder unten am Bildschirm, am PC oben in der Leiste. Die Einstellungen öffnen Sie mit dem Regler-Symbol rechts oben. Nach dem Anmelden startet der münzmanager immer in den Einstellungen.

Jede Person hat pro Verein eine Rolle. Ihre Rolle sehen Sie in den Einstellungen unter Ihrem Namen.

1. 1Öffnen Sie app.muenzmanager.at.
2. 2Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.

Zum Abmelden öffnen Sie die Einstellungen und klicken auf Abmelden.

1. 1Klicken Sie auf der Anmeldeseite auf Passwort vergessen?.
2. 2Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.
3. 3Sie erhalten eine E-Mail. Folgen Sie dem Link darin und vergeben Sie ein neues Passwort.

Manche Mitglieder zahlen kein Strafgeld oder keinen Essensbeitrag, zum Beispiel Funktionäre des Vereins. Dafür gibt es beim Mitglied unter Einstellungen zwei Häkchen:

• Ausnahme Strafgeld: Bei diesem Mitglied wird kein Strafeuro automatisch vergeben.
• Ausnahme Essensbeitrag: Bei der Auszahlung wird kein Essensbeitrag abgezogen.

Setzen Sie das gewünschte Häkchen und klicken Sie auf Speichern. Im Feld Funktion können Sie zusätzlich die Funktion im Verein eintragen, zum Beispiel „Kassier“.

Tritt ein Mitglied aus oder verstirbt es, archivieren Sie es. Mitglieder können nicht gelöscht werden.

1. 1Öffnen Sie das Mitglied und klicken Sie auf Archivieren.
2. 2Wählen Sie den Grund aus: Divers mit einer kurzen Begründung oder Verstorben mit dem Sterbetag.
3. 3Klicken Sie auf Archivieren.

In der Mitgliederliste finden Sie zwei Schaltflächen zum Herunterladen:

• Mit dem Download-Symbol erhalten Sie die Mitgliedkartei als PDF mit Nummer, Name, Adresse und Geburtsdatum.
• Mit dem Tabellen-Symbol erhalten Sie die Mitgliederliste als CSV-Datei, die Sie in Excel öffnen können.

• Titel, Datum oder Sparperiode ändern Sie über das Stift-Symbol neben dem Titel der Aushebung.
• Eine bereits abgeschlossene Aushebung kann nur der Administrator ändern. Danach muss die Aushebung erneut abgeschlossen werden und die Bank erhält die aktualisierte Liste.
• Sobald für die Sparperiode eine Auszahlung angelegt ist, lassen sich die Aushebungen nicht mehr ändern. Wenden Sie sich in diesem Fall an Ihre Filiale (siehe 8.5).
• Eine doppelt angelegte Aushebung kann Ihre Filiale löschen.

Wer bei der Aushebung lieber auf Papier mitschreibt, druckt sich dafür die Fächerliste aus.

1. 1Öffnen Sie die Aushebung.
2. 2Setzen Sie das Häkchen bei Nur Fächer.
3. 3Klicken Sie auf das Download-Symbol und drucken Sie die Liste aus.

Die Liste enthält Fachnummer und Name. Die Spalten für Betrag und Strafeuro sind leer. Die Beträge erfassen Sie danach wie gewohnt im münzmanager.

Erreicht ein Mitglied in einer Sparperiode 1.500 € und es liegt noch kein Ausweis vor, wird der Verein beim Abschließen der Aushebung gesperrt. Sie können dann keine neue Aushebung anlegen.

1. 1Öffnen Sie Aushebung. Unter „Noch nicht an Bank übermittelte Mitglieder“ sind die betroffenen Mitglieder aufgelistet. Ein gelbes Rufzeichen bedeutet, dass der Ausweis fehlt.
2. 2Klicken Sie auf das Mitglied und laden Sie den Ausweis hoch (siehe 3.4).
3. 3Wenn bei allen Mitgliedern ein grünes Häkchen steht, klicken Sie auf An Bank übermitteln.

• Vereinsabrechnung: Beiträge, Strafeuro, Zinsen, KESt und das Vereinsguthaben.
• Mitgliederabrechnung: die Summe über alle Mitglieder mit Einzahlung, Abzügen, Zinsen und Auszahlungsbetrag.
• In der Tabelle darunter steht jedes Mitglied mit allen Beträgen. Klicken Sie auf ein Mitglied, sehen Sie seine Einzelabrechnung und können sie als PDF herunterladen.

Mit dem Schalter Zinsen an Verein legen Sie fest, ob die Zinsen an die Mitglieder ausbezahlt werden oder der Verein sie behält. Die Zahlen werden sofort neu berechnet.

Über Downloads erhalten Sie alle Unterlagen als PDF:

1. 1Prüfen Sie die Abrechnung und laden Sie die benötigten Unterlagen herunter.
2. 2Klicken Sie auf Abschließen.

Öffnen Sie die Sparperiode, ändern Sie die Werte und klicken Sie auf Speichern. Bitte beachten Sie dabei:

• Zinssatz, Mitglieds- und Essensbeitrag gelten sofort für die gesamte laufende Sparperiode.
• Eine geänderte Strafeuro-Regel gilt nur für neue Einträge. Bereits erfasste Strafeuro bleiben unverändert.
• Löschen können Sie eine Sparperiode nur, solange es darin noch keine Aushebung gibt.
• Abgeschlossene Sparperioden können nicht mehr bearbeitet werden.

1. 1Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf Fächer.
2. 2Für ein neues Fach klicken Sie auf das Plus-Symbol, geben die Fachnummer und bei Bedarf einen Zusätzlichen Fachtitel ein und klicken auf Speichern.
3. 3Um ein Fach stillzulegen, öffnen Sie es und klicken auf Archivieren.

Als Bank-Benutzer sehen Sie alle Daten der Vereine, die Sie betreuen, genauso wie der Verein selbst. Sie können Listen und Ausweise herunterladen, aber keine Daten bearbeiten. Die Erfassung bleibt in der Verantwortung des Vereins.

Zusätzlich erhalten Sie automatisch die E-Mails an die Bank und können bei Bedarf Aushebungen oder Auszahlungen löschen. Für jeden Verein erhalten Sie eine eigene Einladung. Zwischen den Vereinen wechseln Sie in den Einstellungen (siehe 2.7).

• Aushebung: alle Aushebungen, die Tabelle der Fächer und die Aushebungsliste als PDF (siehe 4.1 und 4.5).
• Auszahlung: die Abrechnung und alle Downloads (siehe 5.3 und 5.4). Den Schalter Zinsen an Verein können Sie zur Ansicht umlegen. Gespeichert wird dabei nichts.
• Mitglieder: Stammdaten, Zahlen je Sparperiode, Mitgliedkartei und CSV-Liste (siehe 3.1 und 3.7).
• Sparperioden und Fächer in den Einstellungen können Sie ansehen, aber nicht ändern.

Öffnen Sie das Mitglied. Ist ein Ausweis vorhanden, steht neben „Ausweis“ ein grünes Häkchen. Mit dem Download-Symbol öffnen Sie den Ausweis.

Diese E-Mails erhalten alle Bank-Benutzer des Vereins und die Bank E-Mail-Adresse, die beim Verein hinterlegt ist. Absender ist noreply@muenzmanager.at.

Löschen ist nötig, wenn ein Verein eine Aushebung doppelt angelegt hat oder eine Auszahlung zu früh oder fehlerhaft durchgeführt wurde.

1. 1Sprechen Sie mit dem Verein ab, was gelöscht werden soll.
2. 2Öffnen Sie die Aushebung oder Auszahlung.
3. 3Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Titel.
4. 4Klicken Sie auf Löschen.

• Nutzungsvertrag und Datenverarbeitungsvertrag: je Verein ausfüllen und unterschreiben.
• Die Verträge gibt es als Word-Datei zum direkten Ausfüllen und als PDF zum Ausdrucken.
• Alle Felder für den Verein stehen auf Seite 1: Name und Adresse des Vereins sowie Kontakt 1. Ein Kontakt reicht, meistens Obmann oder Obfrau. Kontakt 2 ist optional.
• Unterschrieben wird auf der letzten Seite mit Ort und Datum.

Die Excel-Vorlage „Sparvereinsdaten“ hat vier Reiter. Gelb markierte Spalten sind Pflichtfelder, grau markierte Spalten sind optional. Die Vorlage ist mit Beispieldaten befüllt, die Sie einfach überschreiben.

Darauf sollten Sie achten:

• Eine Zeile pro Fach und jede Fachnummer nur einmal.
• Hat ein Mitglied zwei Fächer, ergänzen Sie hinter dem Nachnamen „(Fach 1)“ und „(Fach 2)“.
• Die E-Mail-Adressen der Benutzer genau so schreiben, wie sich die Personen später registrieren.
• Als Bank E-Mail am besten ein Filialpostfach angeben.
• Personen aus dem Reiter „Benutzerzugänge“ werden als Administrator eingeladen. Soll jemand eine andere Rolle bekommen, vermerken Sie das bei der Rücksendung.

Muss ich etwas installieren?

Nein. Der münzmanager läuft im Browser unter app.muenzmanager.at, auf dem PC, Tablet oder Smartphone.

Wer sieht die Daten unseres Vereins?

Nur die Personen, die zu Ihrem Verein eingeladen wurden, und die Bank-Benutzer Ihrer Filiale. Die Daten werden verschlüsselt in der EU gespeichert und DSGVO-konform verarbeitet.

Können wir weiterhin auf Papier mitschreiben?

Ja. Drucken Sie die Fächerliste aus (siehe 4.8) und erfassen Sie die Beträge danach im münzmanager.

Wie lange ist unser Verein an den Vertrag gebunden?

Der Nutzungsvertrag ist unbefristet und kann mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt werden.

Was passiert, wenn der Kassier wechselt?

Der Administrator lädt die neue Person ein. Gibt es im Verein keinen Administrator mehr, hilft Ihnen der münzmanager-Support.